Wie wird meine Veranstaltung zum Erfolg

Die wichtigste Grundlage für das Gelingen von Veranstaltungen sind die vorhergehenden Planungsphasen.

Bei größeren Veranstaltungen sollte mindestens 6 Monate vor Beginn mit der Planung begonnen werden, besser noch 12 Monate. Zunächst legt man die Zielgruppe, die Art und das Thema der Veranstaltung fest. Auch bei inhaltlich festgelegten Anlässen, wie einer Hochzeit, muss noch geplant werden, wie diese Feier ausgestattet sein soll. Immerhin ist die Heirat ein besonderes Erlebnis für alle Beteiligten und sollte in ebenso besonderer Erinnerung bleiben. Daher ist auch hier eine intensive Planung in Bezug auf die Zielgruppe und das Thema notwendig. Auch mit der Wahl der Räumlichkeiten ist 6-12 Monate vor der Veranstaltung zu beginnen, vor allem dann, wenn fremde Räume genutzt werden sollen. So können verschiedenen Lokalitäten in Augenschein genommen werden.

Möchte man Veranstaltungen mit einem Unterhaltungsprogramm untermalen, ist es sinnvoll, frühzeitig mit der Auswahl von Künstlern, DJs o.ä. zu beginnen. Hier sollten auch gleich Honorare und ggf. die Anreise und Übernachtungsmöglichkeiten festgelegt werden. Über eine moderne Suchmaschine für Künstler und Events gelangt man heutzutage schnell an die passenden Künstler und Kontakte.

Mindestens zwei Monate vor Beginn von Veranstaltungen muss mit der Werbung oder Einladungen begonnen werden. Flyer, Einladungen, Plakate u. a. werden nun in Auftrag gegeben.

Einen Monat vorher sollten die Einladungen spätestens versandt, die Plakate aufgeklebt und die Flyer verteilt werden. Mit den Künstlern wird der genaue Ablauf des Auftritts besprochen und festgelegt.

Nun ist der große Tag gekommen: 4-5 Tage vorher wurden im besten Fall die Räumlichkeiten schon ausgestaltet. Aber bevor es losgehen kann, müssen noch viele Aufgaben erledigt werden. Dabei ist es ratsam, sich Unterstützung von Freunden zu holen. Geladene Gäste müssen ggf. vom Bahnhof oder einem anderen Treffpunkt abgeholt werden. Der Künstler muss heute eine Klangprobe machen können, damit es während der Veranstaltung nicht zu einer bösen Überraschung kommt. Und es müssen Freunde als Fotografen und Kameraleute verpflichtet werden, sofern im Vorfeld kein professioneller Fotograf beauftragt wurde.

Dann können die Gäste kommen und auch der Veranstalter den Abend genießen.

Wenn dieser Ablauf beherzigt wird, sollten Veranstaltungen ein Erfolg werden.